ERPHABER - AYTAÇ, Türkiye çapında 80 in üzerinde bayisini ortak platformda toplamak üzere Aynet Projesi ni sürdürüyor. Tüm hızıyla devam eden proje kapsamında 55 bayi platforma geçiş yaptı. Geri kalan bayilerinde kısa sürede platforma geçişinin tamamlanacağını belirten Aytaç Gıda Pazarlama Bilgi İşlem Yöneticisi Tugay Şahin, Aynet ile gerek merkezde gerekse bayi tarafında iş süreçlerinin daha verimli hale gelmesinin amaçlandığını kaydetti. Aynı zamanda projeyle tüm kanalda standardizasyon sağlanarak hizmet kalitesi yükseltilecek.
Aynet Projesi hayata geçirilene kadar bayi ağlarıyla sağlıklı bir bağlantıya sahip olmadıklarını ifade eden Şahin, şöyle devam etti: Nereye, hangi fiyatla mal sattıklarını kabaca biliyorduk. Ama bu bayilerin kaç müşterisi olduğunu bilmiyorduk. Türkiye de toplam kaç müşterimiz var, hangi müşterilerimiz hangi ürünleri alıyor, bunların analizlerini yapamıyorduk. Bu proje sayesinde bütün bu verilere sahibiz ve raporlamaları da kolayca yapabiliyoruz.
Diğer yandan hangi bölgede en çok hangi ürünün satıldığını görüyoruz. Bu sistemle merkezi bir yapıya geçtik. Tek merkezden tüm raporlamalarımızı yapabiliyoruz. Bunun yanı sıra bayi ağımız çevrimiçi yapıya geçti. Bölgelerimiz zaten çevrimiçi durumdaydı. Şimdi bölgeler ve bayiler arasında ortak raporlama yapmayı sağlayacak bir sistemi hayata geçirmeyi planlıyoruz. Şu an bunun üzerinde çalışıyoruz.
Vizyonex yazılımı hayata geçirildi
Başlangıcı yedi ay öncesine dayanan proje kapsamında kurulumlar ve eğitimler devam ediyor. Platform için gerekli yazılımı Vizyonex hayata geçirdi. Bu sistemin ilk temelleri ise dört yıl önce atılmış. Başlangıçta Aytaç ın çevrimiçi yapıda olmadığını söyleyen Şahin, bu süreci şöyle aktardı: Başlangıçta şirketi çevrimiçi yapıya taşıdık. Aytaç ın kendi bölge temsilcilikleriyle arasındaki çevrimiçi bağlantıyı kurduk. Daha sonra el terminalleriyle sevkıyat yapabilir hale getirdik. Ardından IFS ile çalışarak ERP yapısını kurduk. Bu noktada sıra bayilere gelmişti. Bayiler için Aynet Projesi ni uygulamaya başladık. Kısa süre içinde tüm bayilerimizi kapsamayı planlıyoruz.
Geçiş süreci zor ama avantajlar çok fazla
Bu tür projelerde şirketler sancılı bir dönem mutlaka yaşıyor. Eski düzenin yerini yenisine bırakması o kadar da kolay olmuyor. Yeni sisteme uyum sağlamak mutlaka biraz zaman alıyor. Kendileri için geçiş sürecinin çok kolay olmadığını kaydeden Şahin, ilk dönemde yaşadıkları sıkıntıları geride bıraktıklarını ve projeyi verimli şekilde sürdürdüklerini söyledi. Yılbaşı itibariyle Aynet platformunun verimli şekilde kullanılır hale gelmesini planladıklarını belirten Şahin, bunun için ekstra promosyon gibi çalışmalara imza atacaklarını sözlerine ekledi. Projeye Aytaç bünyesinden dört ve Vizyonex bünyesinden iki kişi olmak üzere toplam altı kişi ile başlandığını belirten Şahin, Beşinci aydan itibaren projenin yürütülmesini bilgi işlem bölümü olarak kendi üzerimize aldık. Şu anda kendi departmanımız olarak çalışmayı yürütüyoruz. Programı kendimiz kuruyoruz ve eğitimlerini de kendimiz veriyoruz. Yapılandırma sonrası çıkan sorunları da kendimiz çözümlüyoruz. Yazılımla ilgili gelişmelerde Vizyonex şirketinden yardım istiyoruz dedi.
Şahin projenin bayilere getirileri konusunda ise şunları aktardı: Aynet uygulamasıyla bayileri Aytaç tan gelen faturaları girme derdinden kurtaracağız. Çünkü merkezde kesilen satış faturası bayi tarafına otomatik olarak alış faturası olarak düşecek. Şirket bakacak, onaylayacak ve sisteme girecek. Bu sayede iş süreçlerini hızlandırmış olacağız. Aynı zamanda proje iş kolaylığı ve disiplin getiriyor.
Bayilerimize el terminalleri dağıtıyoruz. Proje sonuna kadar 400 tane Casio DT-X11 dağıtacağız. Sistemle aynı zamanda bayilerin yanlış ürün sevkıyatı yapmasına engel olacağız. Bayilerin iş süreçlerinde söz konusu olan düzensizliği ortadan kaldıracağız. Proje öncesinde net olarak Türkiye deki müşteri sayımızı bilmiyorduk. Tam olarak nerelerde Aytaç markasının satıldığını bilmiyorduk. Bölge şefleri ve bayiler biliyordu ama merkezde bilgi eksikliği söz konusuydu. Şu anda bu bilgiye tam olarak hakimiz. Diğer yandan bizim bayilere yansıttığımız promosyonlar müşterilerimize yansıyor mu bunu da biliyoruz. Bayilerin de zamanla analiz raporlarını ve uygulamanın diğer faydalarını gördükçe hoşlarına gideceğini düşünüyoruz. Bu projeyle bayileri analiz etme olanağımız olacak.
Gıda sektörünün BT platformlarından daha fazla yararlanır hale geldiğini belirten Şahin, Markalar bayilerinin ve müşterilerinin ne yaptığını bilmek istiyor. Bu proje bizim için çok önemli. Bu anlamda beklentilerimiz oldukça yüksek. Bunu yılbaşından itibaren görmeye başlayacağız diyerek sözlerini bitirdi.