ERPHABER - Primanova markası  altında çelik ve plastik banyo aksesuarları  ve ev gereçleri, TVS markası  altında TV sehpaları ve LCD TV aparatları  üreten Ansan, Primanova ve TVS dışında Umbra, Candia ve Everloc gibi markaların pazarlama, satış ve dağıtımını gerçekleştiriyor. Türkiye içi üretiminin %97’sini doğrudan ve dolaylı olarak yurtdışına ihraç eden şirketin Bağımsız Devletler Topluluğu ülkeleri, Rusya, Ukrayna, Almanya, İngiltere ve Fransa başta olmak üzere 26 ülkede müşterileri bulunuyor. Grup, ithal ettiği ev gereçlerini ise zincir mağazalarda satıyor. Dünya pazarlarında rekabet etmenin gereği olarak verimliliğini artırmayı ve maliyetlerini düşürmeyi hedefleyen Ansan, tüm süreçlerini IFS altyapısı üzerinde yürüterek beklentilerine ulaştı.

  “Özellikle üretim tarafındaki planlamanın sağlıklı gerçekleştirilmesi, ürünlerin maliyet hesaplarının doğru yapılması, dolayısıyla fiyatlandırmanın rekabetçi olabilmesi IFS gibi bir altyapıyla mümkün olabiliyor. Bütün bu adımlar, bir kuruluşun kaderini belirleyen süreçler olarak karşımıza çıkıyor. Günümüz rekabet koşulları ve global kriz ortamında bu çok daha hayati bir önem taşıyor.”
Hakan Karataş
Satıştan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı

Ansan Metal ve Plastik Hakkında
1967 yılında analog TV antenleri üretimi gerçekleştirmek üzere kurulan Ansan Metal ve Plastik, 1986′da paslanmaz çelik mutfak eşyaları ağırlıklı olmak üzere çeşitli ev gereçlerinin üretimiyle faaliyetlerini sürdürdü. 1993 yılından itibaren çelik ürünlerin yanında banyo aksesuarları gibi diğer ev gereçlerinin de üretimini gerçekleştiren şirket, tüm üretim süreçlerini plastik enjeksiyon, sac levha işlemesi, toz boya kaplaması ve paketleme alanlarında uzmanlaşmış olan İstanbul Büyükçekmece fabrikasında gerçekleştiriyor. Bugün üretiminin yüzde 97’sini doğrudan veya dolaylı olarak yurtdışına ihraç eden Ansan, 1998 yılında kurduğu Ansan İç ve Dış Ticaret şirketi üzerinden, tasarımını kendisi gerçekleştirdiği ev gereçlerinin ve banyo aksesuarlarının yurtdışında üretimini ve yurtdışı satışını, 2000 yılından bu yana da grubun ithalat faaliyetlerini yürütüyor. Ansan’ın ürünleri yurtiçi ve yurtdışında zincir yapı marketlerde, ihtisas mağazalarında ve züccaciyelerde satılıyor.

Faydalar
• IFS sayesinde süreçler; ihtiyaçlar doğrultusunda, maliyet düşürücü önlemlerin hayata geçirilmesiyle yeniden düzenlendi.
• Sağlıklı bir üretim planlaması yapılabilir hale geldi, tüm süreçlerde yüksek verimlilik artışı elde edildi, kurumsal disiplin kazanıldı. Yetiştirilemediği için iptal edilen siparişlerin olduğu dönemler geride kaldı.
• Şirketin tüm birimleri arasında tam bir entegrasyon sağlandığı için yönetsel kararları doğrudan etkileyecek değerli veriler elde edildi
• Eskiden veriler her departmanda ayrı ayrı manuel olarak tutulduğu için ortaya çıkan hatalar ve zaman kaybının önüne geçildi.
• Çok daha fazla iş çok daha az stok ile yapılabilir hale geldi, stok maliyetleri düştü.
• IFS sayesinde yarı mamulden başlayarak tüm üretim sürecini takip etmek, ürün maliyetlerini anlık olarak çıkarmak mümkün oldu. Eskiden kullanılan sistemde sadece malzeme ağırlıklı maliyet çıkarılabiliyorken IFS ile süreç ağırlıklı maliyetlerin çıkarılması mümkün oldu.
• Ürün fiyatları rekabete en uygun ve maliyet dengesi sağlanarak belirlenebildi.
• Çok daha doğru verilerden hareketle bütçe planlaması yapılabildiği ve buna uygun ilerlenebildiği için geleceğe yönelik yol haritaları çizmek, sağlıklı yatırım kararları mümkün oldu.
• Verimlilik arttığı, maliyetler düşürüldüğü için kârlılık da arttı, kârlılığı ölçmek mümkün oldu.
• Daha önce imalat ile ilgili parça sıkıntıları yaşanan dönemler geride kaldı. Hata payının azalmasıyla birlikte tüm süreçlerde yüksek verimlilik artışı elde edildi
• Geçmiş yılların verileri ışığında sonraki yılın üretim planını sağlıklı bir şekilde yapmak mümkün hale geldi
• IFS’in geliştirilebilir yapısı sayesinde ihtiyaç duyulan yenilikler, raporlar ve  özellikler, kısa sürede ve kolayca hayata geçirilir oldu

Modüller
• IFS Sipariş Yönetimi • IFS Üretim Yönetimi
• IFS Finans & Muhasebe • IFS Satın alma
• IFS Depo Yönetimi • IFS Satış Yönetimi
• IFS EDI • IFS Doküman Yönetimi
• IFS Maliyet Yönetimi • IFS Sevkiyat Yönetimi
• IFS Bordro Yönetimi • IFS Bütçe Yönetimi
• IFS Kalite Yönetimi
IFS Türkiye
Muhittin Üstündağ Sok. No. 47
Koşuyolu - Kadıköy
İSTANBUL
Tel: +90 (216) 545 96 96
Fax: +90 (216) 545 90 76
www.ifsworld.com/tr
satis@ifsturk.com

  “Eski kullandığımız sistemde sadece malzeme ağırlıklı bir maliyet çıkarabilirken, bugün süreç ağırlıklı maliyetleri de belirleyebiliyoruz. Değişen koşulların maliyetler üzerindeki etkisini anlık olarak görebilmek büyük bir avantaj getiriyor. Bu bizim gibi dünya pazarlarında koşan bir kuruluş için son derece önemli. ”
Hakan Karataş 
Satıştan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı

  “Bir ürünü oluşturan malzemelerin fiyatlarını alt alta koyduğunuzda belli bir rakam ediyor ama üretim sürecine baktığınızda düşünmediğiniz maliyetler olabiliyor. Biz, o üretim sürecini nasıl değiştiririz ve o ürünü daha uygun fiyata nasıl mal edebiliriz diye sorgulamaya başladık. Bu sorgulama IFS’e geçiş süreçlerimizin içinde daha net bir şekilde yapıldı ve bize büyük bir katkı sağladı.”
Rıza Gökçe
Ürün Planlama Müdürü

Ansan, 1967 yılından bu yana talepler doğrultusunda çeşitli sektörler için plastik ve metal  aparatlar, aksesuarlar ve çeşitli tamamlayıcı malzemeler üreten bir firma olarak faaliyetlerini sürdürüyor. Yıllar içerisinde bu faaliyetlerine ev ve banyo aksesuarları tasarımını ve 2000 yılından itibaren ithalat bacağını da ekleyen Ansan, ürettiği ürünlerin ise yüzde 97’sini ihraç ediyor. 600 çeşit ürün üreten ve ithal ettiği ürün sayısı ise 1200 olan Ansan’ın, ihracatını ağırlıklı olarak gerçekleştirdiği ülkeler arasında Bağımsız Devletler Topluluğu ülkeleri, Almanya, İngiltere, Fransa; yer alıyor. Ansan’ın toplam 26 ülkede müşterileri bulunuyor. İthal ettiği ürünler ise yurtiçinde zincir marketlerde satılıyor. Ansan’ın 2008 yılındaki ürün hareketi, 1 milyon 300 bin parçaya ulaştı.

IFS Öncesi İhtiyaçlar ve Müşteri Memnuniyeti
Ansan yetkilileri, IFS altyapısına öncelikle üretim planlama ve satış tarafında ihtiyaç duyduklarını  belirtiyorlar. Özellikle satış tarafında, yurtiçi müşterilerinin, yani market zincirlerinin komplike ihtiyaçları etkili olmuş. Ansan’ın ürünleri, Türkiye’nin önde gelen tüm market zincirlerinde satılıyor. Kendine göre satış kuralları olan ve kendi şartlarını koşan bu kuruluşlarla doğru bir işbirliği yürütebilmek için önceki dönemlerdeki satışların çok iyi ölçümlenmesi gerekiyor. Aynı zamanda söz konusu market zincirlerinin istediği kayıtların, Ansan’da da aynı formatta tutulması ihtiyaç duyulduğunda erişilmesi ya da sunulması gerekiyor. Ürünlerin kodları, vade sürelerinde ve iskonto oranlarında mağazaya göre esneklikler yapmak, karmaşık satış koşullarına uyum sağlamak için IFS gibi bir altyapıya sahip olmaları gerekiyor. 26 ülkede bulunan yurtdışı müşterilerinin beklentileri için de IFS uygun bir ortam sağlıyor. Ürünlerin farklı şekilde gruplanması, belli formatlarda kayıt tutulması, evrak hazırlanması ile ilgili isteklere IFS sayesinde kolayca yanıt verilebiliyor. Ansan, eskiden hesap tablosu yazılımları ile bu istekleri yerine getirmeye çalışırken, çok zaman harcadığı gibi, hataya açık bir yöntem kullanıyordu. Ansan IFS sonrasında bu tip beklentileri, minimum zaman ve işgücü harcayarak, oturmuş şablonlarla karşılayabiliyor.

Üretim Planlama ve Maliyet Takibi
Faaliyetlerinin kapsadığı hacim düşünüldüğünde ve dünya pazarlarında rekabet etmenin de bir gereği olarak IFS gibi bir ERP altyapısına geçmenin kaçınılmaz olduğunu belirten Satıştan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Hakan Karataş, bu sisteme geçmeden önce yarı mamulden mamule uzanan tüm süreçlerin takip edilmesinde sorunlar yaşadıklarını ve bu sorunların da verimliliklerini etkilediğini vurguluyor: “Özellikle üretim tarafındaki planlamanın sağlıklı gerçekleştirilmesi, ürünlerin maliyet hesaplarının doğru yapılması, dolayısıyla fiyatlandırmanın rekabetçi olabilmesi IFS gibi bir altyapıyla mümkün olabiliyor. Bütün bu adımlar, bir kuruluşun kaderini belirleyen süreçler olarak karşımıza çıkıyor. Günümüz rekabet koşulları ve global kriz ortamında bu çok daha hayati bir önem taşıyor.”
Karataş, yarı mamulden, mamule kadar uzanan bir şekilde ürün ağacı ve rotaların IFS üzerinde birleştirildiğini, üretim süresinin planlandığını, sonuçta her bir ürünün gerçek maliyetlerini elde ettiklerini belirtiyor ve ekliyor: “Artık biz maliyetlerimize anlık olarak bakabiliyoruz. Sırf bu özelliği bile IFS’e geçmemizde çok önemli bir etken.”

Fiyat Belirlemede Hız ve Kolaylık
Satıştan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı  Hakan Karataş,  IFS’in maliyetlere anlık bakabilme olanağını  sunmasıyla birlikte, yeni bir müşteriye ya da yeni bir ürüne fiyat verilmesinde çok büyük bir kolaylık ve hız sağladıklarını vurguluyor: “Eski kullandığımız sistemde sadece malzeme ağırlıklı bir maliyet çıkarabilirken, bugün süreç ağırlıklı maliyetleri de belirleyebiliyoruz. Çünkü maliyetleri sadece kullandığımız malzeme fiyatları belirlemiyor, şirketin içindeki koşullar da sürekli değişebiliyor ve bu koşulların maliyetler üzerindeki etkisini anlık olarak görebilmek büyük bir avantaj getiriyor. Müşterilerimize bir yanıt verirken hem kendimize çok daha fazla güveniyoruz, hem de müşterilerimiz üzerinde çok daha tutarlı, güvenilir, ne yaptığını bilen bir etki bırakıyoruz. Bu bizim gibi dünya pazarlarında koşan bir kuruluş için son derece önemli. ”

Kârlılık Artık Gerçekten Ölçülebiliyor
İlker Karataş, bu noktada, tüm bu olanakların karlılığı ölçmede verimli bir platform hazırlamalarını sağladığına dikkat çekiyor. “Eskiden kârlılığımızı ölçmek, hem uzun süren hem de geriden takip edebildiğimiz bir alandı. Üstelik maliyetleri çok boyutlu bir bakış açısıyla göremediğimiz için doğru veriler elde ettiğimizi de söyleyemeyiz. IFS’in hayata geçmesi ile kurumsal disiplini refleks haline dönüştüren, performansını gerçekten ölçebilen, kurumsal bir firma haline geldik. Planlama yaparken, bütçe hazırlarken IFS altyapısı üzerinde olduğumuzu bilmek bize güven veriyor. Önümüzü çok daha net görüyoruz.”

Süreçlerin Yenilenmesi
İlker Karataş,  ERP projelerinin başarısının kullanımla da çok ilgili olduğuna dikkat çekiyor ve kat ettikleri yolda geçtikleri her aşamanın, altyapının kullanılmasında önemli olduğunu vurguluyor: “IFS’i hayata geçirmek için pek çok adım attık. Süreçlerimizde değişiklikler yapmak durumunda olduğumuzu gördük. Sonuçta tüm süreçlerin verimliliği artıracak, maliyetleri düşürmeye hizmet edecek şekilde elden geçirilmesi çok önemli. Örneğin biz süreçlerimizi gözden geçirirken, bazı ürünlerde üretim sürecini değiştirdik. IFS, biraz önce de sözünü ettiğim gibi bu anlamda bir kurumsal disiplin kazanmamızı, bir dönüşüm geçirmemizi sağladı.”
Ürün Planlama Müdürü Rıza Gökçe, ürün süreçlerinin değişimine neden olan bakış açısını şöyle açıklıyor: “Bir ürünü oluşturan malzemelerin fiyatlarını alt alta koyduğunuzda belli bir rakam ediyor ama üretim sürecine baktığınızda düşünmediğiniz maliyetler olabiliyor. Biz, o üretim sürecini nasıl değiştiririz ve o ürünü daha uygun fiyata nasıl mal edebiliriz diye sorgulamaya başladık. Bu sorgulama IFS’e geçiş süreçlerimizin içinde daha net bir şekilde yapıldı ve bize büyük bir katkı sağladı.”

Malzeme Takibi ve İptal Edilen Siparişlerde Azalma
Ansan, IFS öncesinde yarı mamul ve malzemelerin yönetilmesinde de sorunlar yaşıyordu. Bu sorunlar çeşitli maliyetleri de beraberinde getiriyordu. İlker Karataş  bu konuda da şunları söylüyor: “Üretim sırasında, gerekli malzemeler montaj masasına geldiğinde eksiklikleri fark etmek çok büyük bir zaaftır. Eskiden, bu tip vakaların sayısı çok fazlaydı ve IFS sonrasında gözle görülür biçimde azaldı. Çünkü malzemeleri kontrol edebilir hale geldik. Bu acil siparişlerde, ürünlerin yetiştirilmesi sırasında çok büyük önem kazanıyor. Zamanınız kısıtlı olduğunda gerekli malzemenin gerektiği zamanda montaj masasında olması hayati önem taşıyor. Hatta yetiştirme sorunu nedeniyle siparişlerinizi iptal edebiliyorsunuz. IFS’in yüklü siparişlerde bize hız ve süreçleri kolayca yönetebilme becerisi kazandırdığını görüyoruz. Böyle bir süreci hesap tablosu programlarıyla yönetemezsiniz.”.
Hakan Karataş, IFS’ten önce sadece 2006 yılında reçete ve malzeme ihtiyaç planlaması sağlıklı  çalışmadığından yüzde 5 oranında sipariş iptalleri yaşandığını, IFS’in hayata geçirildiği 2008 yılından sonra ise stok seviyesi fazla değişmediği halde bu oran’ın yüzde 0’a çok yakın olduğunu belirtiyor. “Rusya’dan bir müşteriniz aradığında ve bir ürünü sipariş ettiğinde belli bir zamanda elde etmeyi bekler. İşin terminleri vardır ve buna uyamazsanız o müşteriyi kaçırırsınız. Biz bu anlamda, IFS sonrasında önemli bir gelişim kaydettik. Bu, pazardaki prestijimiz, kurumsallığımızın algılanışı açısından çok önemli bir noktadır.”

“Daha Fazla İşi Daha Az Stok ile Yapabiliyoruz”
Hakan Karataş, yapılan ciro ve stok oranlarının IFS sonrası elde ettikleri faydaları anlamak için önemli bir gösterge olduğunu belirtiyor ve ekliyor: “Artık, daha fazla işi daha az stokla yaptığımızı biliyoruz. İş hacmi 2006 dan bu yana büyüdüğü halde, stok seviyesi aynı kaldı. Bu da stok maliyetlerimizin IFS sonrasında eskiye oranla tahmini olarak % 15 - 20 oranında düştüğü anlamına geliyor. Bu oran, bzim gibi fazla sayıda parça ve ürün yöneten işletmeler için çok önemli.”
Rıza Gökçe, daha önce malzeme temini yaparken, stok listesi üzerinden giderek biraz da el yordamıyla eksik malzemeleri tamamladıklarını belirtiyor. Şimdi ise bütçeye ve üretim planına göre hareket ettiklerini, ürünlerin malzeme ihtiyaçlarını  çok daha ayrıntılı olarak takip edebildiklerini söylüyor. “Üretim planlama tarafı bize bir ürün için gerekli malzemeleri net olarak gösterebiliyor. Yani belirli bir dönemde hangi malzemeden ne kadar ihtiyacımız olacağı açıkça görülüyor. Bu doğrultuda malzeme temini yaptığımız için gereksiz stok tutmuyoruz ve stok maliyetlerimizi düşürmüş oluyoruz,” diyen Gökçe, eskiden böyle bir takip yapamadıkları için aşırı stok tutabildiklerini, ya da bazen hiç kullanmayacakları malzemelerin kazayla depolarına gelebildiğini ifade ediyor. 

Raporlama ve Kurumsal Hafıza Oluşumu
Ansan’da, IFS öncesinde üretim süreçleri tahmini rakamlarla yürütülüyordu. Çünkü bütünleşik bir yapıda kayıtların tutulabileceği ve gerektiğinde kolayca erişilebileceği bir ortam yoktu. IFS’le birlikte Ansan, tüm verilerini kayıt altında tutabildiği gibi, uzun vadede bir kurumsal hafıza oluşması için gerekli platformu da kurmuş oldu. Artık süreçlere, verilere geriye dönük olarak bakılabiliyor ve çok detaylı raporlar oluşturulabiliyor.
Rıza Gökçe, bu raporlar sayesinde, bir ürünün işçilik süreçlerinin, düşündüklerinin çok uzağında olduğunu anladıklarını ve bunun maliyet tespitinde önlerini aydınlattığını belirtiyor: “Her bir operasyonu alt alta yazarken, sürelerini de kayıt altına alıyoruz. Sonuçta IFS, size maliyet hesaplarken hepsini raporluyor ve bu ürünü şu kadar sürede imal edersiniz diye gösteriyor. Yeniden maliyeti oluşturduğunuzda pazara ürünü hangi fiyatla sunmanız gerektiğini, süreçleri nasıl dönüştürebileceğinizi, net olarak görebiliyorsunuz. Bu da bize rakiplerimize karşı önemli bir avantaj sağlıyor.”

Açık Platform ile Gelen Esneklik ve Barkod Uygulaması
Bilgi İşlem Sorumlusu Adnan Özen, IFS platformunun açık kaynak kodlu olması nedeniyle  esnek bir altyapıya kavuştuklarını, bu nedenle müşterilerden ve yönetimden gelen taleplere hızla yanıt verebildiklerini belirtiyor. “Ansan yönetimi, daha doğru kararlar alabilmek, değişen koşullara göre operasyonlara yön verebilmek için çeşitli raporlara ihtiyaç duyuyor. Aynı şekilde yurtiçi ve yurtdışındaki müşterilerimizin iş süreçleriyle ilgili talepleri olabiliyor. IFS açık kaynak kodlu olduğu için bu tip taleplere yanıt verebileceğimiz bir platforma sahibiz. yapabilmemiz mümkün. Çok detaylı raporları alabilir durumdayız. Raporun içeriğine göre süreç değişebiliyor. Aynı anda birçok departmandan talep gelebiliyor ama iş sürecinin işleyişine göre raporlara öncelik sırası belirliyoruz ve en kısa sürede raporları oluşturuyoruz. Bir iki saatte hazırladığımız raporlar da, bir gün sonra hazırladığımız raporlarımız da olabiliyor. Bir kere tanımladıktan sonra bu raporlar otomatik olarak alınabiliyor.”
Adnan Özen, IFS gibi bir platforma geçişin kurumlara ilk etapta veri girişi nedeniyle zahmetli gelebildiğini, ancak daha sonra detayları inceleyip analiz etmek gerektiğinde bu sürecin ne kadar gerekli olduğunun anlaşıldığını söylüyor. Özen, IFS altyapısı üzerinde Oracle veritabanının kullanılıyor olmasını da çok önemli bir avantaj olarak değerlendiriyor.

Barkod Uygulaması  ve Hatasız Sevkiyat
Bilgi İşlem Sorumlusu Adnan Özen, IFS ve Oracle’ın açık ve esnek yapısı sayesinde, modüllerde istedikleri gibi yetkilendirme yaptıklarını, kendilerine özel modifikasyonları kolayca gerçekleştirdiklerini, hedefleri arasında olan barkod uygulamasına geçtiklerini ve sevkiyat tarafında büyük gelişme kaydettiklerini belirtiyor: “Her modüle modifikasyonlar yapıp kendimize özel hale getirebiliyoruz. 2007’nin 12. ayından sonra biz artık raporlarımızı kendimiz oluşturmaya başladık. Sadece ekran modifikasyonlarında IFS danışmanlarından destek alıyoruz. Birçok konuda modifikasyon yaptık. Özellikle müşteri ziyaretlerimizi detaylı bir şekilde analiz edebiliyoruz. Gider masraflarımızı çok çok detaylı inceleyebiliyoruz. Satış, sevkiyat, üretim, muhasebe tarafında birçok özelleştirmeler gerçekleştirdik. Örneğin, firmamızın ileriye yönelik planlarında barkod sistemine geçiş zaten yer alıyordu. IFS’le birlikte depo yönetimi modülü ile bunu da sağladık. Böylece hatasız sevkiyat mümkün oldu. Barkod sistemi sayesinde, zincir marketlerden gelen iadeleri de yönetmek kolaylaştı. Sevkiyat konusunda 2008 yılından itibaren çok büyük gelişme yaşadık ve eskiden yurtiçi sipariş teslimi ortalama yedi sekiz güne ulaşırken, şu anda ortalama 2.30 gün sürüyor. Hata oranımız da, geçmişe göre çok önemli miktarlarda azaldı. Son dönemde, yurtiçinde ayda ortalama 1.200 sipariş teslim ediyoruz ve bunun 20’sinde yanlış renk teslimi gibi bir hata çıkabiliyor. Bir önceki dönemde ise bunun çok daha altında sipariş olmasına rağmen 40-45 adet hata oluyordu. Bu da en az ayda yüzde 60 daha az hata olduğunu gösteriyor. Bu iyileşmeyi, tüm çıkışlarda IFS ile entegre barkod sistemi kullanmamıza borçluyuz. İleriye dönük hedeflerimiz arasında da, IIS sunucu üzerinden müşterilerimizin stok ve sipariş takibini gerçekleştirmek yer alıyor.”