ERPHABER - GSM pazarının önde gelen distribütörü KVK Teknoloji, tüm kurumsal süreçlerini açık kodlu bir ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) platformuna taşımaya karar verdi. Yaptığı detaylı araştırmalar sonucunda, beklentilerini en iyi şekilde karşılayacağına inandığı açık kodlu IFS ERP altyapısını tercih eden kuruluş, böylece geçmiş dönemde yaşadığı kısıtları ve yetersizlikleri aşarak, zaman ve işgücü maliyetlerinden tasarruf etti, yönetim maliyetlerini düşürdü ve en önemlisi iş tarafından gelen talepleri daha hızlı karşılayarak performansını artırdı. Tüm süreçlerini IFS ERP’nin hızlı, esnek ve açık kodlu platformuna taşıyan KVK Teknoloji, kullanıcı verimliliğinin artması ile birlikte karlılığını olumlu yönde etkileyen bir altyapıya kavuştu.

“ERP sistemimizi yenilerken hedefimiz; ağırlıklı olarak ihtiyaçlarımızı kendi iç bünyemizde karşılayabileceğimiz bir yapı kurarak, bakım ve işletme maliyetlerini minimize etmek, bununla birlikte bölümlerden gelen bütün ihtiyaçlara hızla yanıt verirken, BT işgücünden ve zamandan tasarruf edebilmekti. Sonuç olarak IFS ERP, açık kaynaklı esnek yapısıyla bu beklentilerimizi tamamen karşıladı.”

Uğur Kalyoncu, Bilgi İşlem Müdürü - KVK Teknoloji

“Eskiden iş süreçlerimizin belirli bölümleri kişilere bağımlı halde idi. Bazı rapor ve operasyonları, sadece bazı kişiler yapabiliyordu. IFS ERP ile birlikte bu süreçleri kişiden bağımsız hale getirdik. Artık sistem bu raporları, tanımladığımız sürelerde, otomatik olarak, gün farkı, hafta sonu, hafta içi ayrımı yapmaksızın üretiyor.”

Metin Tahıl, Mali İşler Müdürü - KVK Teknoloji

“Operasyon tarafında, Türkiye genelindeki bayilerimizin siparişlerinin sisteme girilmesini, ödeme takiplerini ve sevkıyat aşamasına kadar geçen tüm süreçleri yürütüyoruz. IFS ERP ile birlikte başka birimlere bağımlı olduğumuz için ortaya çıkan sıkıntılarımız ortadan kalktı. Örneğin, mali işlerin yetkili olduğu bir raporu mali işlerden, pazarlamanın yetkili olduğu bir raporu pazarlamadan isteyip, ikisini bir araya getirerek ortaya bir rapor çıkarmaya çalışıyorduk. Oysa şimdi raporlar bölümünden sorgulamalarımızı yaparak istediğimiz raporların tamamına yetki çerçevesinde hızla ulaşabiliyoruz.”

Tanyel Sürücü, Operasyon ve Lojistik Müdürü - KVK Teknoloji

KVK Teknoloji Ürünleri ve Ticaret A.Ş. Hakkında

Türkiye’nin lider cep telefonu distribütörü olan KVK Teknoloji, dünyada en hızlı büyüyen 5. operatör olarak öne çıkan Turkcell’in hizmetlerini ve ürünlerini destekliyor. Kuruluşun, Turkcell SIM kartlarının distribütörlüğünü yapan satış noktalarının sayısı tüm Türkiye’de 4.600’lere ulaşmış bulunuyor. Türkiye’deki en yaygın cep telefonu satış ağını oluşturan KVK Teknoloji, Nokia, LG, HTC, BlackBerry ve IPhone gibi dünyanın önde gelen cep telefonları ve aksesuarları ile birlikte, dünyanın önde gelen navigasyon çözüm sağlayıcısı TomTom’un araç navigasyonu ürünlerinin, A-Tel Muhabbet Hat ve Kartların satışını gerçekleştiriyor.

Faydalar

• Eskiden en küçük değişiklikte tek tek bölgelere giderek yüklemeler yapılırken, IFS ERP’den sonra sistem merkezi ve online hale getirildi.

• IFS ERP sonrasında BT departmanının verimliliği arttı, zaman ve işgücü maliyetleri düştü.

• Saha çalışanları artık bilgilere zamanında ulaşabiliyor.

• Stok tarafındaki iyileşmeler sevkiyatı yüzde 25 hızlandırdı.

• Verimlilik yüzde 30 artarken kişilerin üzerindeki iş yükü yüzde 40 azaldı.

• Perakende Satış Modülü, faturalamanın hızlı olması sayesinde müşteri memnuniyetinin artmasını sağladı.

• Turkcell’in istediği stok takibi IFS ERP ile kolayca sağlanabildi.

• Kargo firmalarıyla barkod uygulaması, verimliliği artırdı, teslim edilen fatura sayısı yüzde 40 arttı

• Kampanya yönetiminde ciddi ölçüde hız kazanıldı, piyasa koşullarına hızla uyum sağlama esnekliği kazanıldı.

• IFS ERP ile bakım maliyetleri düştü.

• Bayilere sevkiyatlar hızlandı.

• Bayi risklerini içeren raporlar çok daha sağlıklı bir şekilde alınırken, aynı zamanda konsolide edildi.

• IFS ERP ile kişilere bağımlı süreçlerin tamamı sisteme aktarıldı, bazı kişilerin üzerindeki iş yükü yüzde 40 azaldı.

• Mesaiye kalmayı gerektiren durumlar ortadan kalktı, kimi süreçlerde zamandan yüzde 30 tasarruf edildi.

• Çek makinesinden okunan çekler  otomatik olarak sistemde havuza atılabiliyor ve çekler bayi siparişleri ile eşleştirilebiliyor.

• Siparişlerin DBS (Doğrudan borçlanma sistemi) ile ödenebilmesi ve ayrıntılı tanımlamaların yapılabilmesi sağlanabiliyor.

• Turkcell  SCM lojistik sistemi ile tam entegrasyon verimliliği artırıyor.

• Gün içinde saat başı ilgili yöneticilerin PDA cihazlarına anlık günlük satış raporlarının html mail olarak gönderilmesi, kararların daha doğru ve hızlı alınmasını sağlıyor.

IFS ERP Modülleri

IFS ERP Satış Yönetimi

IFS ERP Satınalma Yönetimi

IFS ERP Planlama

IFS ERP İnsan Kaynakları Yönetimi

IFS ERP Bordro

IFS ERP Maliyet Yönetimi

IFS ERP Dış Ticaret

IFS ERP Finans&Muhasebe

IFS ERP Kalite Yönetimi

IFS ERP Bakım Yönetimi

IFS ERP Doküman Yönetimi

IFS ERP Perakende Satış

IFS ERP Mobile

IFS ERP CRM

IFS ERP B2B

1994 yılında cep telefonu kullanımının başlaması ile birlikte kurulan KVK, 15 yıldır hem Turkcell’in operatörü olarak Turkcell ürünleri olan tanışma setleri ile kontör satışını gerçekleştiriyor, hem de GSM cihazları tarafında üreticilerle işbirliği yapan bir distribütör olarak faaliyetlerini sürdürüyor. 2002 yılından itibaren KVK Teknoloji Ürünleri ve Ticaret AŞ unvanını alan kuruluş, 2008 yılı sonu itibariyle 2 milyar TL’yi aşan bir ciroya sahip bulunuyor. Tüm Türkiye’de 4600’lere ulaşan bayi sayısı (bu yaklaşık 7000 satış noktası anlamına geliyor) ile KVK Teknoloji en yaygın cep telefonu satış ağını oluşturuyor. Kuruluş ayrıca, Nokia, LG, HTC, BlackBerry ve IPhone gibi dünyanın önde gelen cep telefonları ve aksesuarları ile birlikte, dünyanın önde gelene navigasyon çözüm sağlayıcısı TomTom’un araç navigasyonu ürünlerinin, A-Tel Muhabbet Hat ve Kartların satışını gerçekleştiriyor. Satış sonrası hizmet desteği ile de her zaman müşterilerinin yanında olan KVK Teknoloji, pazarlama stratejisini tamamen müşteri memnuniyeti ilkesi üzerine kurmuş bulunuyor.

KVK Teknoloji’nin yaklaşık 230 kişilik kadrosunun yüzde 50’si satış/pazarlama ve operasyon ekibinden oluşuyor.

KVK Teknoloji Bilgi İşlem Müdürü Uğur Kalyoncu, satış, muhasebe, pazarlama, lojistik gibi tüm operasyonların IFS ERP altyapısı üzerinde yürütüldüğünü ve arkada Oracle veritabanı kullanıldığını belirtiyor. Donanım tarafında HP sunucular kullandıklarını söyleyen Kalyoncu, Linux platformunu tercih ettiklerini de vurguluyor. KVK Teknoloji bünyesinde çalışan IFS ERP altyapısı üzerinde 150 kullanıcı çalışıyor. Bunun dışında binlerce KVK teknoloji bayileri de sisteme web üzerinden B2B bağlanabiliyor.

IFS ERP öncesi durum

Uğur Kalyoncu, IFS ERP platformuna geçmeden önce özel olarak geliştirilmiş olan bir ERP çözümü kullanmakta olduklarını söylüyor: “Kuruluşumuza özel olarak 1999 yılında geliştirilen ERP yazılımı, süreç içerisinde eklemeler ve güncellemelerle 2007 yılına kadar bu konudaki ihtiyaçlarımızı karşıladı. Ancak açık sistem olmaması nedeniyle, söz konusu güncelleme ve eklemeler bir yere kadar yapılabiliyor ve bazı kısıtları aşmamız zor oluyordu. Geldiğimiz noktada mevcut sistemin artık gelişmeye açık olmadığını gördük. Zamanın şartlarına göre o da çok iyi bir altyapıydı ve çok uzun seneler de bizi taşımıştı. Ancak artık daha esnek, bizi geleceğe taşıyacak bir ERP altyapısına geçme zamanı gelmişti.”

“Eski ERP altyapısının en önemli sıkıntısı, tek bir exe üzerinde yapılanmış olmasıydı.

En ufak bir değişiklik yapmak gerektiğinde, tüm execution dosyasını değiştirmek gerekiyordu. Son dönemde exe dosyasının boyutu da 200-300 megabyte boyuta ulaşmıştı.” diyen Kalyoncu, sözlerini “En önemlisi ‘açık’ değildi. IFS ERP’ye geçmemizin en önemli nedeni de zaten açık kodlu olmasıydı” diyerek tamamlıyor.

KVK teknoloji IT ekibi, eski kapalı yapıda değişiklik gerektiğinde, ciddi oranda insan ve zaman kaynağı harcamak durumundaydı. Fazla mesai gerektiren uzun süreçler yaşanıyor, özellikle farklı lokasyonlarda bu değişikliklerin uygulanması gerektiğinde maliyetler iyice artıyordu. O dönemde her lokasyonun ve KVK Grubuna bağlı şirketlerin farklı domain ve sunucuları olması, şimdiki gibi online çalışma ortamı yaratılmadığı için IT ekibini daha da zorluyordu.

IFS ERP platformuna geçiş

Kasım 2007’de start verilen IFS ERP’ye geçiş projesine, analiz, modelleme ve geçişi toplam 10 aylık bir sürede gerçekleştirildi. 29 Ağustos’ta tatil gününün avantajından da yararlanıldı ve 1 Eylül 2008 tarihinde, satışların en yüksek olduğu dönemde sorunsuz olarak canlı kullanıma geçildi.

KVK Teknoloji, açık kod özelliğinin avantajlarını kullanarak, IFS ERP modüllerinin önemli bir bölümünü kendi ihtiyaçlarına göre rahatlıkla özelleştirdi. IFS ERP’nin böyle bir esnekliği sağlayabilmesinden çok etkilendiklerini söyleyen Kalyoncu, projenin hayata geçirilmesi sürecinde, IFS ERP’nin bu alandaki beklentilerini karşılamış olmasından memnuniyet duyduklarını belirtiyor.

“Online ve merkezi çalışma anlayışı ile verimlilik arttı”

Eski sistemde var olan yazılım 18 bölgede ayrı ayrı çalışıyordu. Dolayısıyla sistemde herhangi bir güncelleme ya da geliştirme gerektiği zaman, 18 ayrı sunucuya ayrı ayrı yükleme yapılması ve bütün kullanıcıların da tek tek bu yeni yapıyla çalışacak biçimde konfigüre edilmesi gerekiyordu. Bu, çok büyük bir zaman ve işgücü kaybına yol açıyordu. IFS ERP danışmanı Barış Özkan, IFS ERP’ye geçişle birlikte tüm bölgeleri, depoları ve merkezi tek bir sisteme geçirdiklerini ve şu anda bütün bölgelerin online çalıştığını belirtiyor. Ayrıca güncelleme ve geliştirmeler de merkezi olarak yönetilebiliyor.

KVK Teknoloji Mali İşler Müdürü Metin Tahıl bu noktada eskiden KVK Teknoloji’nin bölge depoları arasında da benzer sorunların yaşandığına dikkat çekiyor: “Örneğin İstanbul depomuzda bulunan bazı ürünleri Adana depoya sevk ettikten sonra doğrudan bayilere satış yaptığımız durumlar söz konusu olabiliyor. Dolayısıyla merkezde kullanılan sistemin, Adana’da kullanılan sistemle eş zamanlı işlemesi, aynı veritabanını kullanması gerekiyor. Eski sistemde, BT ekibi o bölgelere tek tek giderek, tekrar exe yüklemesi yapıyordu. IFS ERP’nin merkezi sistemli yapısı ile birlikte bu problem de ortadan kalkmış oldu. ”

“IFS ERP, kişilere bağımlı süreçleri tamamen sisteme aktardı”

Metin Tahıl, IFS ERP ile birlikte kişilere olan bağımlılığın da ortadan kalktığına dikkat çekiyor: “Eskiden iş süreçlerimizin belirli bölümleri kişiler üzerindeydi. Bazı raporları, sadece bazı kişiler hazırlayabiliyordu. IFS ERP ile birlikte bu süreçleri kişilerden bağımsız hale getirdik. Artık sistem istenilen raporları, tanımladığımız sürelerde otomatik olarak, gün farkı, hafta sonu, hafta içi ayrımı yapmaksızın üretiyor.”

IFS ERP Danışmanı Barış Özkan da kişilere bağımlı olan süreçlerin, aynı zamanda bu kişilere büyük bir sorumluluk da yüklediğini vurguluyor: “Bazı kişilerin üzerine hakikaten çok ağır sorumluluklar yüklenmişti, kontrolleri kişisel olarak yapıyorlardı. Biz bu sorumlulukları ve kontrol mekanizmalarını kişilerin üzerinden alıp, sistem üzerine, IFS ERP’nin kontrol edebileceği şekilde aktararak, parametrik ve konfigüre edilebilir bir yapıya taşıdık.”

“Bayi risklerini içeren raporlar konsolide edildi”

Eski sistemde dağınık yapıdan ve mevcut sistemin yetersizliğinden dolayı, bayilerin risklerini konsolide olarak bir rapor halinde görmek ya da birden fazla para biriminde cari hesap tutmak, rapor almak mümkün değildi. Artık IFS ERP ile birlikte cari hesaplar istenilen para biriminde tutulabiliyor, bayilerin risk takipleri konsolide olarak, hızlı ve sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilebiliyor.

“Bütünleşik çalışma tutarlı raporlar üretilmesini sağlıyor”

KVK Teknoloji Mali İşler Müdürü Metin Tahıl, Operasyon ve Lojistik departmanıyla Mali İşler Departmanı arasındaki entegrasyonun son derece önemli olduğunun altını çiziyor: “Bu entegrasyon çok önemli çünkü, Mali İşler’in içinde genel muhasebe, maliyet muhasebesi, ithalat, raporlama, risk yönetimi, cari hesaplar gibi alt bölümler bulunuyor ve bunların hepsinin farklı departmanlarla etkileşimi söz konusu. IFS ERP öncesinde birbirine uygun olmayan tutarsız raporlar oluşabiliyordu. IFS ERP bize tek bir dilde konuşabilme yeteneği kazandırdı.”

“Operasyon ve Lojistik tarafında bilgiye erişim ihtiyaçları karşılandı”

Operasyon ve Lojistik Müdürü Tanyel Sürücü, zamanla koşulların ve ihtiyaçların değiştiğini söyleyerek, eski sistemde en büyük sıkıntının süreçlerin yavaşlığında ve bilgiye erişimde yaşandığını belirtiyor. “IFS ERP öncesinde, her bir istek için önce bir talepte bulunuyorduk, bu talep için belirli bir zaman veriliyordu  ve  eğer atlanan bir detay olmuşsa tüm sürecin baştan tekrarlanması gerekiyordu. Bu yaklaşım da bize oldukça zaman kaybettiriyordu. IFS ERP ile birlikte iş süreçlerimizi birbirine bağlayarak yeniden yapılandırdık ve yaşadığımız zaman kayıplarını ortadan kaldırdık. Ayrıca önceki sistemde işlemlerin geçmişe yönelik tarihçeleri konusunda, örneğin kesilmiş ya da iade olmuş olan siparişlerin tarihçeleri konusunda fazla bir detay yoktu. Şu anda IFS ERP ile geçmişe dönük bilgileri çok daha hızlı bir şekilde elde edebiliyoruz.”

“Bayilere sevkiyatlar hızlandı”

Metin Tahıl, eski sistemde sipariş onay aşamasında, operasyon tarafından kesilen bir sipariş finans tarafından reddedildiği zaman, kurgunun tamamen başlangıç aşamasına döndüğünü ve sürecin tekrar sıfırdan başlayarak, yeniden finansa iletildiğini anlatıyor: “Bu noktada iş süreçlerinde ciddi zaman kayıpları oluyordu. İkincisi, bilgilendirme sürecine baktığınızda, siparişi kesenle, siparişten sorumlu olan bölgedeki satışçı arkadaşlar arasındaki iletişimi zamana bağlı olarak iyi kuramadığımız için, ürünlerin bayiye sevk edilme zamanı ile ilgili sıkıntılar ortaya çıkıyordu. IFS ERP ile birlikte bu sıkıntılar da ortadan kalktı, sevkiyatlarımız hızlanmış oldu.”

“IFS ERP ile bakım maliyetleri düştü”

Uğur Kalyoncu, değişen koşullar nedeniyle ERP altyapısını yenileme ihtiyacı ortaya çıktığında, genel olarak tüm platformları incelediklerini belirtiyor. Bu doğrultuda yaklaşık 10-15 firma ile görüştüklerini söyleyen Kalyoncu, birisi açık kodlu IFS ERP, diğeri Windows tabanlı olmak üzere iki ayrı çözüm üzerinde durduklarını, sonuç olarak tüm ekip bir araya gelerek gerçekleştirilen bir toplantı sonucunda açık kodlu IFS ERP’nin beklentilerini daha iyi karşılayacağına inandıklarını söylüyor. “Hedefimiz; belirli bir süreye kadar programı danışmanlık çerçevesinde geliştirmek, sonrasında sadece çok büyük değişikliklerde IFS ERP’ye başvurabileceğimiz, ağırlıklı olarak ihtiyaçlarımızı kendi iç bünyemizde karşılayabileceğimiz esnek bir yapı kurmak istedik. Sonuç olarak, bakım maliyetlerini minimize etmek istedik ve IFS ERP ile bu maliyetler neredeyse sıfıra indi.”

“Yatırım maliyeti daha düşüktü”

Uğur Kalyoncu, IFS ERP’nin iki noktada önemli farkları olduğunu belirtiyor. Bunlardan birincisi açık kodlu esnek bir yapı sunması diğeri ise işletme maliyetlerinin diğer ürünlere göre avantajlı olmasıdır. “İlk bakışta maliyetler birbirine yakın gibi durmakla birlikte, uzun vadede dikkatli bir değerlendirme yaptığımızda IFS ERP öne çıkıyor. IFS ERP’nin sunulan modüller, lisans ve danışmanlık maliyeti ile en az 5 yıllık işletme maliyetleri hesaplandığında her durumda avantajlı olması bizim açımızdan önemli bir noktaydı. Ayrıca açık kodlu olması ve endüstri standardı geliştirme ortamı sunması IFS ERP’ye bağımlı olmaksızın dilediğimiz geliştirmeyi yapabilmemize ve uzun vadede düşük işletme maliyeti sunması açısından ciddi avantajları vardı. Dolayısıyla bizim için en uygun platformu IFS ERP sundu ve sonuçta geldiğimiz noktada IFS ERP’yi seçmemizin son derece yerinde bir karar olduğunu düşünüyoruz.”

“Geçiş süreci başarıyla tamamlandı”

Operasyon ve Lojistik Müdürü Tanyel Sürücü, geçiş sürecini IFS ERP’nin eğitimleriyle ve desteğiyle birlikte çok iyi geçirdiklerini söylüyor. Modellemelerin asıl yapılandırıcısı olan Metin Tahıl ile Tanyel Sürücü, sorunsuz bir başlangıç için gerekli tüm ayrıntıların tespit edildiğini belirtiyorlar: “Sorunsuz başlamamızın en önemli nedeni, hangi problemlerin nereden çıkabileceği konusunda beraberce ayrıntılı olarak çalışmış olmamızdır.”

“Operasyonlar çok daha hızlı yürütülür hale geldi”

Tanyel Sürücü, IFS ERP sonrasında operasyonların da hızlandığını, taleplerinin çok daha kısa sürede karşılandığını vurguluyor: “Operasyon tarafında, Türkiye genelindeki bayilerimizin siparişlerinin sisteme girilmesini, ödeme takiplerini ve sevkıyat aşamasına kadar geçen tüm süreçleri yürütüyoruz. IFS ERP ile birlikte başka birimlere bağımlı olduğumuz için ortaya çıkan sıkıntılarımız ortadan kalktı. İsteklerimiz daha hızlı yerine getirilmeye başlandı. Örneğin, mali işlerin yetkili olduğu bir raporu mali işlerden, pazarlamanın yetkili olduğu bir raporu pazarlamadan isteyip; ikisini bir araya getirerek ortaya bir rapor çıkarmaya çalışıyorduk. Oysa şimdi raporlar bölümünden sorgulamalarımızı yaparak istediğimiz raporların tamamına yetki çerçevesinde ulaşabiliyoruz.”

“Kampanya yönetiminde hız kazanıldı”

KVK Teknoloji’nin içerisinde bulunduğu sektör, çok hızlı değişen koşullara çok çabuk uyum sağlamayı gerektiriyor. Tanyel Sürücü’nün de üzerinde durduğu gibi, her şey günlük, hatta anlık olarak değişebiliyor: “Değişikliklerden son dakikada haberdar olduğumuz için sisteme bunları yansıtabilmemiz, kampanyaları hızla yönetebilmemiz için hiçbir zaman yeterli vaktimiz olmuyordu. IFS ERP son derece esnek mimari yapısı ile, bu koşullarda talepleri hızla yerine getirebilmemizi sağlayarak verimliliğimizi artırdı. Önceki yapımızda, yeni ihtiyaçlar doğrultusunda hızla hayata geçirilmesi gereken geliştirmeleri yapmak uzun zaman alıyordu ve hiçbir anlamı kalmayabiliyordu. Oysa şimdi bu ihtiyaçları çok kısa sürede hayata geçirebiliyoruz. Operasyonun içerisinde bir kampanya bölümü var. Buradan, hem zincir mağazalarla, hem kurumsal firmalarla, hem de bayilerle B2B üzerinden, evrak geliş gidişine gerek olmaksızın, kampanyalarımızı çok hızlı bir şekilde yürütebiliyoruz.”

“Kargo firmalarıyla entegre barkod uygulaması verimliliği artırdı”

KVK Teknoloji, IFS ERP’ye geçtikten sonra pek çok sürecin yönetiminde büyük gelişmeler kat etmiş bulunuyor. Kargo firmalarıyla entegre gerçekleştirilen barkod çalışmaları da hayatı çok kolaylaştırmış ve kurumsal bir disiplin altına almış. Tanyel Sürücü bu konuda da şunları söylüyor: “Daha önce anlaştığımız kargo firması, bizden aldığı ürünlere kendisi de bir fatura düzenliyordu. Yaptığımız ortak çalışma sonucunda tek bir barkod ürettik ve IFS ERP’de ürettiğimiz bu barkodu, artık kargo firması doğrudan kendisi okutarak otomatik fatura basabiliyor. Böylece kargo firmasına da ciddi bir hız kazandırmış olduk. Daha önce saat 19:30’a kadar diyelim ki 500 fatura teslim edebilirken, şu anda aynı sürede 700-800 fatura teslim edebiliyoruz. Bu, bizim için de çok büyük bir avantaj oldu.”

“Turkcell’in istediği stok takibi IFS ERP ile kolayca sağlanabiliyor”

Turkcell ile yürütülen stok takip projesi de yine IFS ERP ile kolayca hayata geçirilmiş. Tanyel Sürücü, Turkcell’in artık tüm bayilerinde distribütör tarafından gönderilen ürünlerin takibini görmeyi istediğini belirtiyor ve ekliyor: “Turkcell, hangi ürünü, ne kadar sevk ettiğimizi görmek istiyor. Şu anda bu beklentileri IFS ERP üzerinden kolayca karşılayabiliyoruz.”

“Perakende Satış Modülü müşteri memnuniyetine hizmet ediyor”

IFS ERP’nin perakende satış modülü de KVK Teknoloji’nin yaşadığı eski bazı sıkıntıları gidermede önemli rol üstleniyor. Tanyel Sürücü, şu anda dördü Ankara’da biri İstanbul’da olmak üzere toplam beş tane perakende mağazaları olduğunu belirtiyor: “Mağazalarımızda en büyük sıkıntımız, eski sistemin perakendeye yönelik özellikler içermemesiydi. Bu nedenle müşteri bir kontör veya cihaz aldığı zaman, en az beş-on dakika, faturası çıkıncaya kadar beklemek zorunda kalıyordu. IFS ERP’ye geçtikten sonra ilgili modülü devreye sokarak bu süreci çok kısalttık. Artık müşteri faturasını bir dakikadan az bir sürede içerisinde çıkarabilir durumdayız.”

“Kişilerin üzerindeki iş yükü azaldı, verimlilik arttı”

IFS ERP ile birlikte, başta BT birimi olmak üzere pek çok birimde mesaiye kalma sorunları ortadan kalkmış bulunuyor. IFS ERP, kimi birimlerde kişilere günde yaklaşık üç saat kazandırmış bulunuyor. Tanyel Sürücü, bu anlamda bakıldığında, yüzde 30 verimlik artışına dikkat çekiyor: “Bugün sistemin otomatik olarak gerçekleştirdiği özellikle raporlamalar tarafındaki pek çok iş, daha önce kişilerin sorumluluğundaydı. IFS ERP ile birlikte bu kişilerin mesai saatlerini ciddi ölçüde aşan iş yükleri yüzde 40 azalmış oldu. Artık bu işler için gereksiz iletişim trafiği yaşamadığımız için birbirimizin zamanını da almıyoruz. Her şey sistem üzerinde yer alıyor. Tek bir butona dokunarak siparişle ilgili tüm detaylara ulaşabiliyoruz.”

“Saha çalışanları artık bilgilere zamanında ulaşabiliyor”

Saha çalışanlarının, özellikle satış ekibinin en çok sıkıntı duyduğu sorunlardan bir tanesi de, dışarıda geçirilen süre zarfında anlık bilgilere erişememekti. “Sahadayım, anlık bilgilere yeterince hâkim olamıyorum, bilgiler bana çok geç geliyor, bu yüzden siparişi kaçırıyorum” gibi şikâyetler IFS ERP ile birlikte ortadan kalktı. Şu anda her türlü bilgiye anlık ulaşabiliyorlar. Siparişin neden reddedildiği, çıkıp çıkmadığı, bayisine gidip gitmediği gibi konuları mobil cihazları üzerinden takip edebiliyorlar.

“Stok süreçlerindeki iyileşmeler sevkiyatı yüzde 25 hızlandırdı”

Tanyel Sürücü, Kayışdağı’nda bulunan 3 bin 300 metrekarelik iki katlı depolarının alt katında, ‘elleçleme’ adı verilen ve ürünün içerisindeki aksesuarların kontrolü, garanti belgelerinin ve dokümanların yerleştirilmesi ve paketlenmesi süreçlerinin yürütüldüğünü, üst katta ise sevkiyat sürecinin yönetildiğini belirtiyor. Sürücü, depoda eskiden yaşadıkları sıkıntıları şöyle dile getiriyor: “Daha önce sayım konusunda ciddi sıkıntılar yaşıyorduk. Şu anda alt ve üst depo mantığını IFS’e aktarmış bulunuyoruz. Depo süreçlerini böyle bir yapıya oturttuktan sonra sevkiyatımız da en az yüzde 25 hızlandı. Bu ilk etapta elde ettiğimiz bir verimlilik artışı. Bu bölümde IFS ERP ile birlikte hayata geçirmeyi hedeflediğimiz verimliliğimizi artıracak daha çok geliştirmeler olacaktır.”

Gelecek hedeflerde iş zekâsı öne çıkıyor

Mali İşler Müdürü Metin Tahıl, yakın gelecekte hayata geçecek bazı projelerin de verimlilikte büyük etkisi olacağına inandıklarını vurguluyor: “Raporlama sistemi ile ilgili bir çalışmamız devam ediyor. Buna göre, sistem üzerinde mevcut olan datalara görünürlük kazandırılarak daha sağlıklı bir şekilde online olarak belirli süreçlerin raporlanmasını sağlayacağız. Böylece, bölgesel bazda satış adetlerinin, cirolarının çıkarılması, hedeflerin takip edilmesi gibi süreçleri de devreye almış olacağız.”

Bilgi İşlem Müdürü Uğur Kalyoncu, iş zekâsı tarafında da bir çalışmayı hayata geçirdiklerini hatırlatıyor: “İş zekâsı tarafında tamamen kendimize ait bir uygulama geliştirdik. Bu çalışmayla birlikte, Türkiye’de bütün bölgelerin, sorgulanan dönemler içindeki ciroları, hedeflerine ne kadar yaklaştıkları gibi bilgiler, grafiksel olarak görülebilecek. Yani iş zekâsıyla birlikte, üst yönetimin strateji belirlemesine hizmet edecek, verilerden yorum yapılabilen yeni bir sürece de geçmek üzereyiz. Hedefimiz söz konusu sonuçları, ekran üzerine getirerek, yönetim odasında her an diyagram şeklinde görülebilmesini sağlamak.”